Fiche métier : Secrétaire

Qu’est-ce qu’une secrétaire ?

Le métier de secrétaire est un rôle indispensable au sein d’une entreprise. La secrétaire est celle qui assure le lien entre sa hiérarchie et les personnes extérieures à l’entreprise où elle travaille. La secrétaire est une personne organisée et polyvalente. Elle est capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Elle gère notamment les prises de rendez-vous, l’envoi et la réception des courriers, et la rédaction de compte rendus.

Les secrétaires sont très demandées par les entreprises, en particulier les secrétaires bilingues, qui sont très recherchées.

Les missions d’une secrétaire

La secrétaire effectue surtout des missions d’organisation et de communication dans son entreprise. La secrétaire est rattachée à une personne à responsabilités de son entreprise. Ses missions incluent :

La réception, l’envoi et la rédaction du courrier de l’entreprise
L’accueil et l’orientation des visiteurs, surtout pour les rendez-vous
La prise d’appels téléphoniques
Le suivi de l’agenda de sa hiérarchie
La prise et le suivi de rendez-vous
L’organisation et le suivi des réunions
La prise de notes lors de réunions et de rendez-vous

Les compétences pour être secrétaire

La secrétaire est une personne faisant preuve d’humilité, de réactivité, d’organisation et d’efficacité. Elle est capable d’effectuer plusieurs tâches en même temps, et de passer d’une tâche à l’autre sans interruption. Elle a également une excellente mémoire, qui lui permet de se rappeler des rendez-vous, réunions et agendas dont elle assure le suivi. La secrétaire maîtrise parfaitement le français et a une orthographe impeccable.

Souriante et disponible, elle est toujours courtoise devant les visiteurs. Elle assure le lien entre ceux-ci et les personnes travaillant dans l’entreprise.

De nos jours, il est de plus en plus demandé aux secrétaires de savoir s’exprimer en anglais, voire même de parler une troisième langue. Dans certains secteurs, il est demandé aux secrétaires de se spécialiser. C’est le cas dans les secteurs juridique et médical, par exemple.

Formation pour devenir secrétaire

Vous pouvez devenir secrétaire après une formation de deux ans, à l’issue de laquelle vous obtenez un BEP métiers du secrétariat ou un BEPA services spécialité secrétariat accueil. Aujourd’hui, néanmoins, les secrétaires sont recrutées après un diplôme de niveau bac à bac + 3. Cela comprend :

Un bac pro gestion-administration
Un BTS assistant de manager
Un BTS assistant de gestion PME
Un DUT carrières juridiques
Un DUT gestion des entreprises et des administrations
Un DUT GACO (Gestion administrative et commerciale)
Une licence administration et gestion des entreprises

Une formation complémentaire est nécessaire si vous souhaitez vous spécialiser dans un secteur en particulier. Les secrétaires médicales et secrétaires juridiques notamment nécessitent une spécialisation.

Une secrétaire travaille dans tout type d’entreprise à l’organisation complexe. Elle peut travailler dans de nombreux secteurs différents. Ainsi, une secrétaire peut aussi bien travailler dans le secteur de l’industrie, que dans le secteur des médias ou de la santé. Une secrétaire médicale travaille en cabinet médical ou dans un centre hospitalier. Une secrétaire juridique travaille dans un cabinet d’avocat.

Salaire d’une secrétaire

Le salaire brut mensuel d’une secrétaire débutante est d'environ 1600 euros en moyenne. Ce salaire peut évoluer par la suite. Ainsi, une secrétaire peut espérer gagner 2500 euros brut par mois en moyenne au bout de 3 ans d’exercice.

Évolutions possibles de la secrétaire

Une secrétaire commence souvent en tant qu’intérimaire. Ce n’est qu’après quelques années d’expérience qu’elle peut décrocher un poste fixe dans une entreprise. Elle peut par la suite évoluer pour devenir assistante de direction, ou assistante de gestion dans une PME.

Tendances de la profession de secrétaire

Le métier de secrétaire a beaucoup évolué au cours des dix dernières années. Les postes de secrétaire en tant que tels sont de moins en moins nombreux, et laissent place à des postes d'assistanats comprenant plus de responsabilités. C’est pourquoi un BEP n’est dans la plupart des cas plus suffisant pour devenir secrétaire, un niveau licence étant en général exigé.

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