5 conseils pour faire bonne impression par téléphone

Que ce soit dans le cadre d’une prise de contact avec un potentiel client, d’un entretien d’embauche ou d’un rendez-vous en période de télétravail, le téléphone est un outil indispensable, qu’il vaut mieux maîtriser. Néanmoins, sans contact direct avec son interlocuteur, il n’est pas toujours simple de transmettre son message correctement. Voici donc quelques conseils pour vous aider à faire bonne impression par téléphone, quelque soit l’enjeu de l’appel.

Se mettre dans de bonnes dispositions

Si l’appel est planifié à l’avance, la première chose à faire est de s’assurer d’être dans de bonnes conditions au moment venu. Il est préférable d’être dans un endroit où le réseau ne vous jouera pas des tours, où vous n’aurez pas de pollution sonore quelconque et où vous serez installé confortablement. Quelques minutes avant l’heure dite, tenez-vous prêt à décrocher pour ne pas donner l’impression de vous faire surprendre. Si l’initiative de l’appel vous revient, soyez à l’heure, cela va de soi !

En revanche, lorsqu’un numéro que vous ne connaissez pas appelle, il est conseillé de ne pas se précipiter. En effet, que ce soit un recruteur dont vous attendiez un retour, un client ou votre boss, vous pourriez être pris de cours en décrochant immédiatement, sans savoir de quoi il en retourne. Vous perdriez un temps précieux à vous remémorer le contenu de l’offre, l’activité de l’entreprise, les spécificités du dossier en question etc, et votre entretien téléphonique pourrait mal démarrer. Vous avez déjà décroché ? Vous pouvez toujours dire que vous êtes occupé et convenir d’un autre moment pour rappeler l’interlocuteur (en notant bien ses coordonnées).

En effet, la meilleure stratégie est d’attendre que la personne vous laisse un message vocal, pour savoir qui elle est, et la raison de son appel. Pour cela, veillez à ce que votre annonce de messagerie vocale soit sobre et professionnelle. Ensuite, prenez le temps de rassembler les informations nécessaires, de vous détendre et de vous concentrer avant de rappeler la personne pour faire ensuite bonne impression par téléphone.

Avoir des notes

L’avantage de l’entretien téléphonique est que personne ne voit ce que vous faîtes. Vous pouvez donc avoir sous les yeux tous les documents que vous souhaitez. Votre CV et les informations liées à l’entreprise pour un entretien, le dossier client en question, les grands axes de votre argumentaire si besoin. En effet, on se laisse parfois emporter dans une conversation téléphonique, notamment si l’interlocuteur a tendance à prendre le dessus dans l’échange.

Avoir des notes peut donc vous faciliter la tâche dans ce sens mais attention à ne pas simplement lire ce que vous avez sous le nez. Ce serait contre-productif pour convaincre et risque d’être désagréable pour la personne qui vous écoute. L’objectif est de rester naturel, tout en vous assurant que ce que vous souhaitez communiquer est dit.

Écouter et rebondir

Quand on est stressé ou nerveux, on a tendance à se concentrer sur son propre discours et à parler très vite. On tente par tous les moyens d’éviter les blancs et on en oublie l’essentiel : une conversation téléphonique doit être un échange. Même si la tentation est forte de répondre tout de suite à l’interlocuteur, prenez le temps d’écouter, soyez réfléchi et concentré. Cela vous évitera aussi de couper la parole, ce qui donne jamais une bonne impression. Les pauses ne sont pas graves, au contraire elles permettent de structurer la discussion. C’est en fonction de ce rythme que vous pourrez adapter votre discours.

Écouter signifie aussi être pro-actif, s’intéresser et rebondir de manière adéquate. Si vous avez des questions à poser à votre interlocuteur, préparez-les en amont. À la fin de l’échange téléphonique, vous devez avoir toutes les informations nécessaires pour prendre une décision réfléchie. Que ce soit pour réaliser un devis, accepter un poste, ou un projet, ceci pour faire bonne impression par téléphone.

Prendre un ton convaincant

Au téléphone, votre meilleur atout c’est votre voix et votre ton. Rien de pire pour un interlocuteur que d’avoir à l’autre bout du fil une personne à l’intonation monocorde. Les gestes influent sur les expressions faciales et peuvent même changer votre voix. Il est donc important de se comporter au téléphone comme si vous étiez en entretien physique. Restez relativement droit sur votre chaise par exemple. Utiliser des écouteurs peut vous faciliter la tâche si vous avez besoin d’avoir les mains libres pour prendre des notes d’une part, et pour laisser libre cours à votre langage corporel d’autre part.

Soyez dynamique tout en restant calme, faites des pauses pour donner du rythme au discours et variez le volume de votre voix. Essayez de bien articuler, pour être clair dans vos propos et avoir une voix fluide et intelligible. Enfin, le sourire s'entend au téléphone, alors souriez ! Cela donnera plus d'impact à ce que vous dites.

Soigner le mot de la fin

Si vous le pouvez, essayez de finir l’échange sur une note positive. Vous pouvez faire un rapide bilan de la conversation pour rappeler les enjeux, objectifs et prochaines échéances pour les deux parties. Selon le contexte, envoyer un mail récapitulatif juste après l’appel peut être un bon moyen de s’assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde avec la personne. Vos derniers mots sont ceux qui restent dans la tête une fois le téléphone raccroché, alors ne vous relâchez pas en fin de discussion car l'objectif reste également de faire bonne impression par téléphone .